Statut

Statut Polskiego Związku Przemysłu Kosmetycznego

---

 STATUT

POLSKIEGO ZWIĄZKU PRZEMYSŁU KOSMETYCZNEGO

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§1.

1. Organizacja pracodawców o nazwie Polski Związek Przemysłu Kosmetycznego, zwana dalej "Związkiem", jest dobrowolną, samorządną organizacją, niezależną w swej działalności statutowej od organów władzy publicznej oraz organizacji politycznych, społecznych i zawodowych.

1. Związek używa jednocześnie nazwy w języku angielskim "Polish Union of the Cosmetics Industry".
2. Związek działa na podstawie Ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o organizacjach pracodawców (Dz.U. Nr 55, poz. 235 z późniejszymi zmianami).

 
§2.

1. Związek działa na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej.
2. Siedzibą Związku jest Warszawa.

 §3.

Związek może przystępować do organizacji krajowych i międzynarodowych oraz odprowadzać składki na rzecz tych organizacji, które wspierają realizację zadań statutowych Związku.

 

PODSTAWOWE CELE I ZADANIA ZWIĄZKU ORAZ SPOSOBY

I FORMY ICH REALIZACJI

 §4.

Podstawowym celem Związku jest ochrona praw i reprezentowanie interesów zrzeszonych w nim pracodawców wobec organizacji reprezentujących pracowników oraz organów władzy publicznej.

 §5.

Ponadto innymi zadaniami Związku są w szczególności:

1. reprezentowanie interesów gospodarczych i społecznych pracodawców branży kosmetycznej w kraju i zagranicą;
2. oddziaływanie na kształtowanie ustawodawstwa dotyczącego interesów pracodawców branży kosmetycznej;
3. oddziaływanie na kształtowanie polityki społecznej i ekonomicznej organów władzy publicznej dotyczącej interesów pracodawców branży kosmetycznej;
4. występowanie do organów posiadających inicjatywę prawodawczą z wnioskami oraz opiniami w zakresie aktów prawnych dotyczących interesów pracodawców w zakresie stosunków pracy i polityki gospodarczej;
5. współdziałanie z innymi organizacjami pracodawców;
6. organizowanie szkoleń pracodawców;
7. prowadzenie badań, przechowywanie i przekazywanie informacji w zakresie dotyczącym pracodawców;
8. prowadzenie doradztwa ekonomicznego i wykonywanie ekspertyz na rzecz pracodawców i organizacji pracodawców branży kosmetycznej.

 §6.

1. Cele i zadania Związku są realizowane przez:
2. prezentowanie opinii w sprawach związanych z gospodarką;
3. występowanie do przedstawicieli organów władzy publicznej i władz sądowych, w sprawach związanych z interesami pracodawców branży kosmetycznej;
4. opiniowanie założeń i projektów ustaw oraz aktów wykonawczych do tych ustaw w zakresie objętym niniejszym statutem;
5. udział w negocjacjach, w szczególności w celu rozwiązywania sporów zbiorowych, oraz w celu zawierania układów pracy i innych porozumień;
6. delegowanie swoich przedstawicieli do organów doradczych władz publicznych i władz sądowych, a także innych podmiotów w których, na podstawie odrębnych przepisów, mają prawo posiadać swoją reprezentację przedstawiciele organizacji pracodawców;
7. inspirowanie inicjatyw gospodarczych i prowadzenie doradztwa organizacyjnego, prawnego, ekonomicznego i technicznego;
8. prowadzenie badań, popularyzację wiedzy ekonomicznej, prawniczej i organizacyjnej;
9. organizowanie seminariów, konferencji i innych form wymiany poglądów i doświadczeń;
10. organizowanie zespołów doradczych oraz zatrudnianie pracowników i ekspertów do wykonywania zadań statutowych.

 §7.

1. Dla realizacji celów statutowych Związek może prowadzić działalność gospodarczą, tworzyć fundacje, fundusze i uczestniczyć w innych przedsięwzięciach gospodarczych.
2. Dochód z działalności gospodarczej prowadzonej przez Związek służy realizacji celów statutowych i nie może być przeznaczony do podziału między jego członków.

CZŁONKOSTWO

 §8.

1. Członkowie Związku dzielą się na:
1. członków zwyczajnych;
2. członków stowarzyszonych.
2. Członkiem zwyczajnym może być przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w branży kosmetycznej jako:
1. producent, wyłączny przedstawiciel producenta lub wyłączny przedstawiciel marek oferujący końcowe produkty kosmetyczne (zgodnie z definicją Dyrektywy UE nr 76/768/EEC),
2. szkoła edukująca dla potrzeb branży kosmetycznej,
3. laboratorium wykonujące zlecenia dla branży kosmetycznej.
4. podwykonawca, uczestniczący w procesie produkcji kosmetyków, prowadzący działalność usługową na zlecenie przedsiębiorcy o którym mowa w ust.2 lit. a, niebędący przedsiębiorcą o którym mowa w ust. 3.
3. Członkiem stowarzyszonym może być przedsiębiorca prowadzący działalność               gospodarczą w branży kosmetycznej jako:

1. producent lub dostawca składników kosmetyków (producent surowców);
2. producent lub dostawca opakowań kosmetyków;
3. producent lub dostawca maszyn, urządzeń lub innego sprzętu wykorzystywanego do badań, analiz i produkcji kosmetyków;
4. wydawca prasy branżowej (kosmetycznej).

 §9.

1. przyjęciu w poczet członków decyduje Zarząd, na pisemny wniosek zainteresowanego pracodawcy.
2. W razie odmowy przyjęcia, wnioskodawcy przysługuje odwołanie do Rady Nadzorczej w terminie 30 dni od dnia doręczenia uchwały Zarządu.

§10.

1. Członkowie zwyczajni mają prawo do:
1. uczestnictwa w pracach Związku i jego organów;
2. wybierania i bycia wybranym do organów Związku (nieograniczone czynne i bierne prawo wyborcze);
3. korzystania ze wsparcia Związku we wszystkich sprawach objętych niniejszym statutem;
4. dostępu do wszelkich informacji dotyczących Związku;
5. zgłaszania wniosków dotyczących działalności Związku.
2. Członkowie stowarzyszeni mają prawo do:
1. uczestnictwa w pracach Związku;
2. wybierania członków Rady Nadzorczej (ograniczone czynne prawo wyborcze);
3. korzystania ze wsparcia Związku we wszystkich sprawach objętych niniejszym statutem;
4. dostępu do wszelkich informacji dotyczących Związku;
5. zgłaszania wniosków dotyczących działalności Związku.
3. Członkowie stowarzyszeni nie mogą być wybrani do organów Związku (brak biernego prawa wyborczego).

 §10 ¹

1. Członkowie Związku uczestniczą w pracach Związku poprzez swoich przedstawicieli.
2. Warunkiem skutecznego powołania osoby fizycznej do organu Związku jest wykazanie na piśmie upoważnienia do działania w organie Związku w imieniu członka Związku.
3. W przypadku członków zarządów spółek kapitałowych wymogu określonego w ust. 2 nie stosuje się. W sytuacji, o której mowa w zdaniu poprzednim kandydat na członka organu Związku składa oświadczenie do protokołu z posiedzenia organu, na którym dokonano wyboru, o reprezentowaniu danego członka Związku lub składa oświadczenie na piśmie.
4. Członek Związku ma prawo w każdym czasie cofnąć upoważnienie o którym mowa w ust. 2.  
5. Jeżeli osoby fizyczne, o których mowa w ust. 3 przestaną pełnić funkcje w zarządzie członka Związku – członek Związku może cofnąć upoważnienie do reprezentowania na zasadach określonych w ust. 4.
6. Postanowienie ust. 5 stosuje się, jeżeli osoby fizyczne, o których mowa w ust. 2 zostaną wybrane do zarządu spółki kapitałowej będącej członkiem Związku w późniejszym okresie. 
7. Złożenie oświadczenia woli w zakresie cofnięcia upoważnienia do reprezentowania członka Związku, wywołuje skutki, o których mowa w § 16 ust. 6 pkt d oraz § 18 ust. 8 pkt d z dniem przedstawienia tego oświadczenia Przewodniczącemu Rady Nadzorczej Związku a w przypadku gdy oświadczenie dotyczy Przewodniczącego Rady Nadzorczej, z dniem przedstawienia tego oświadczenia Prezesowi Zarządu Związku. Oświadczenie, o którym mowa w zdaniu poprzednim powinno być złożone na piśmie.
8. W przypadku gdy osoba powołana do organów Związku została upoważniona do działania w imieniu kilku członków – oświadczenie, o którym mowa w ust. 7 jest skuteczne gdy zostanie złożone przynajmniej przez jednego członka

 §11.

Członkowie Związku zobowiązani są do:

1. udziału w pracach Związku;
2. przestrzegania statutu Związku oraz uchwalonych regulaminów;
3. terminowego uiszczania składek;
4. udzielania organom Związku i pracownikom biura Związku informacji niezbędnych dla działania Związku, w tym w szczególności przekazywania pracownikom biura Związku corocznej aktualizacji danych w terminie trzech miesięcy od zakończenia roku obrachunkowego, chyba, że przepisy prawa uniemożliwiają zachowanie tego terminu. W takim przypadku członek Związku zobowiązany jest do dokonania aktualizacji niezwłocznie, po ziszczeniu się zdarzenia umożliwiającego jej dokonanie;
5. udzielania pomocy Związkowi w wykonywaniu zadań statutowych,
6. przestrzegania Kodeksu Etyki Związku

 §11¹.

1. Członek Związku jest zobowiązany poinformować na piśmie Zarząd o każdym sporze między nim a innym Członkiem Związku, w miarę możności zanim spór zostanie skierowany na drogę postępowania sądowego lub arbitrażowego. Taki spór może zostać poddany procedurze postępowania pojednawczego, której zasady określa Załącznik Nr 1 do niniejszego Statutu, stanowiący jego integralną część.
2. Członkowie Związku mogą skierować do Zarządu pisemny wniosek o rozpoczęcie postępowania pojednawczego, o którym mowa w ust. 1 także w odniesieniu do zawisłego między nimi sporu, który jest już rozstrzygany w postępowaniu sądowym lub arbitrażowym.

                                                                                                                             §12.

1. Członkostwo w Związku ustaje w razie:
a. wystąpienia ze Związku;
b. rozwiązania Związku;
c. wykluczenia ze Związku przez Zarząd na skutek:
1. działania członka na szkodę Związku, w szczególności nieprzestrzegania postanowień Statutu lub uchwał organów Związku;
2. nieopłacenia składki członkowskiej za danym rok kalendarzowy do 31 grudnia danego roku;
3. nie przestrzegania Kodeksu Etyki Związku
d. likwidacji członka.

2. Deklarację wystąpienia ze Związku składa się najpóźniej na sześć miesięcy przed upływem roku kalendarzowego, tj. do dnia 30 czerwca, w formie pisemnej, ze skutkiem na koniec roku w którym złożono deklarację wystąpienia.
3. Wykluczenie następuje na mocy uchwały Zarządu, podjętej większością 2/3 głosów, przy obecności co najmniej 1/2 członków Zarządu na wniosek co najmniej jednego członka Związku
4. Od uchwały Zarządu w sprawie wykluczenia przysługuje odwołanie do Rady Nadzorczej w terminie 30 dni od dnia doręczenia uchwały Zarządu. Do czasu rozpatrzenia odwołania przez Radę Nadzorczą członek jest zawieszony w prawach i obowiązkach.
5. W związku z ustaniem członkostwa nie przysługują żadne roszczenia do majątku Związku.
6. W przypadku niedokonania przez członka Związku wpłaty składki członkowskiej za dany rok kalendarzowy do końca czerwca danego roku a w przypadku członka, u którego rok obrachunkowy nie jest rokiem kalendarzowym w terminie trzech miesięcy od zakończenia roku obrachunkowego, Zarząd uprawniony jest do zawieszenia członkostwa danego Członka w Związku.
7. W okresie zawieszenia Członek zawieszony jest w prawach członka Związku.
8. Powrót do pełni praw członkowskich następuje z chwilą wpływu zaległej składki na konto Związku, z tym zastrzeżeniem, że jeśli wpływ nastąpi później niż 10 dni kalendarzowych przed datą Walnego Zgromadzenia, powrót do pełni praw następuje dnia następującego po dacie Walnego Zgromadzenia.

                                                                                                                            §12¹.

W pracach Związku mogą uczestniczyć również obserwatorzy.
Status obserwatora mogą otrzymać podmioty nie będące pracodawcami w rozumieniu art. 3 kodeksu pracy.
W kwestii nadania oraz odmowy nadania statusu obserwatora stosuje się odpowiednio §9 pkt 1 i 2 statutu.

 §12².

1. Obserwator ma prawo:
2. uczestnictwa w pracach Związku, w szczególności w pracach grup roboczych Związku, bez prawa przewodniczenia tym grupom;
3. uczestnictwa w posiedzeniach Walnego Zgromadzenia Związku, bez prawa głosu oraz bez prawa bycia wybranym do władz Związku;
4. korzystania ze wsparcia Związku;

 §12³.

Do obserwatorów treść §11 pkt 2-6, §111 i §12 stosuje się odpowiednio.

 
ORGANY ZWIĄZKU

 §13.

1. Organami Związku są:
1. Walne Zgromadzenie;
2. Rada Nadzorcza;
3. Zarząd.
2. Uchwały kolegialnych organów Związku podejmowanie są w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy uprawnionych do głosowania chyba, że statut stanowi inaczej.
3. Wybory członków Rady Nadzorczej i Zarządu dokonywane są w głosowaniu tajnym zwykłą większością głosów.

 §14.

1. Walne Zgromadzenie jest najwyższym organem Związku zwoływanym przez Zarząd.
2. Zarząd zwołuje Walne Zgromadzenie powiadamiając o jego terminie, miejscu i propozycjach porządku obrad wszystkich członków drogą mailową lub w każdy inny skuteczny sposób co najmniej 14 dni przed terminem rozpoczęcia obrad.
3. Zarząd zwołuje Zwyczajne Walne Zgromadzenie raz na trzy lata wyznaczając jego termin na dzień przypadający nie później niż 6 miesięcy po upływie trzech lat kalendarzowych od dnia odbycia Walnego Zgromadzenia, które dokonało wyboru Rady Nadzorczej mijającej kadencji.
4. W Walnym Zgromadzeniu winna uczestniczyć co najmniej połowa członków uprawnionych do głosowania w pierwszym terminie, a w drugim terminie, który może być wyznaczony pół godziny tego samego dnia - może ono skutecznie obradować bez względu na liczbę uczestników.
5. W Walnym Zgromadzeniu uczestniczą członkowie Związku.
6. Każdemu członkowi przysługuje jeden głos.
7. usunięty
8. Walne Zgromadzenie wyraża swoją wolę w formie uchwał, które zapadają zwykłą większością głosów.
9. Zarząd jest zobowiązany zwołać Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie w terminie 2 miesięcy od złożenia wniosku przez co najmniej 1/4 członków Rady Nadzorczej.

 §15.

Do kompetencji Walnego Zgromadzenia należy:

1. wybór i odwołanie członków Rady Nadzorczej spośród kandydatów zgłoszonych przez członków zwyczajnych Związku;
2. uchwalanie programów działania Związku;
3. uchwalanie Statutu i jego zmian;
4. rozpatrywanie i zatwierdzanie sprawozdań Rady Nadzorczej;
5. rozwiązanie Związku i podjęcie uchwał ustalających przeznaczenie i podział majątku Związku.

 §16.

1. Rada Nadzorcza jest organem Związku nadzorującym jego prace w okresie między posiedzeniami Walnego Zgromadzenia.
2. Kadencja Rady Nadzorczej trwa trzy lata i upływa z chwilą wyboru Rady Nadzorczej kolejnej kadencji.
3. Radę Nadzorczą tworzy od 3 do 7 członków, w tym Przewodniczący.
4. Rada Nadzorcza, z zastrzeżeniem ust. 3, może dokooptować nowego członka zwykłą większością głosów w obecności co najmniej 2/3 członków Rady Nadzorczej.
5. usunięty
6. Wygaśnięcie mandatu członka Rady Nadzorczej następuje w razie:
1. ustania członkostwa w Związku członka Związku, którego przedstawiciel pełni funkcję w Radzie Nadzorczej,
2. rezygnacji z pełnienia funkcji w Radzie Nadzorczej,
3. odwołania przez Walne Zgromadzenie,
4. odwołania upoważnienia do reprezentowania członka Związku,
5. śmierci
7. Posiedzenia Rady Nadzorczej odbywają się co najmniej raz w roku i są zwoływane przez Przewodniczącego Rady Nadzorczej lub Prezesa Związku.
8. Posiedzeniu Rady Nadzorczej przewodniczy Przewodniczący lub wskazany przez niego członek Rady Nadzorczej a w razie nieobecności Przewodniczącego osoba wskazana uchwałą Rady Nadzorczej

§17.

Do kompetencji Rady Nadzorczej należy:

1. wybór i odwołanie Prezesa spośród kandydatów zgłoszonych przez członków zwyczajnych Związku;

1(1) wybór w głosowaniu tajnym Przewodniczącego Rady Nadzorczej spośród jej członków.

2. wybór i odwołanie od dwóch do ośmiu Wiceprezesów spośród kandydatów zgłoszonych przez członków zwyczajnych Związku;
3. rozpatrywanie i zatwierdzanie sprawozdań Zarządu, w tym sprawozdań finansowych oraz podejmowanie uchwał w sprawie podziału zysku albo pokrycia strat;
4. rozpatrywanie odwołań od uchwał Zarządu w sprawie przyjęcia lub wykluczenia członka Związku;
5. nadzór nad działalnością Zarządu.

§18.

1. Bieżące prace Związku nadzoruje Zarząd, zgodnie z uchwałami Walnego Zgromadzenia i Rady Nadzorczej.
2. Kadencja Zarządu trwa trzy lata i upływa z chwilą wyboru Zarządu kolejnej kadencji.
3. W skład Zarządu wchodzi Prezes i od dwóch do ośmiu Wiceprezesów.
4. Zarząd, z zastrzeżeniem ust. 3, może dokooptować dodatkowych członków zwykłą większością głosów w obecności co najmniej 2/3 członków Zarządu.
5. usunięty
6. Posiedzenia Zarządu powinny odbywać się co najmniej sześć razy w roku.
7. Posiedzeniom Zarządu przewodniczy Prezes a w przypadku jego nieobecności wskazanym przez Prezesa Wiceprezes a w razie braku wskazania, Wiceprezes wybrany przez obecnych na posiedzeniu.
8. Wygaśnięcie mandatu członka Zarządu następuje w razie:
1. ustania członkostwa w Związku członka Związku, którego przedstawiciel pełni funkcję w Zarządzie,
2. rezygnacji z pełnienia funkcji w Zarządzie,
3. odwołania przez Radę Nadzorczą,
4. odwołania upoważnienia do reprezentowania członka Związku,
5. śmierci.

§19.

Do kompetencji Zarządu należy:

1. przygotowywanie projektów i planów działania Związku;
2. przygotowywanie i przyjmowanie projektów budżetu i założeń polityki finansowej oraz nadzór nad realizacją budżetu;
3. składanie Radzie Nadzorczej sprawozdań z działalności, w tym sprawozdań finansowych;
4. podejmowanie decyzji w sprawach nabywania i zbywania środków trwałych przez Związek;
5. podejmowanie uchwał w sprawie tworzenia funduszy;
6. zatwierdzanie planów i projektów działania Biura Związku;
7. uchwalanie regulaminu wewnętrznego działania Zarządu;
8. nadzór nad działalnością Biura Związku;
9. podejmowanie uchwał w sprawach przystępowania lub występowania z organizacji krajowych i międzynarodowych;
10. podejmowanie uchwał w sprawie tworzenia fundacji;
11. podejmowanie uchwał we wszystkich sprawach niezastrzeżonych dla innych organów związku;
12. podejmowanie uchwał w sprawie przyjmowania lub wykluczania członków Związku;
13. ustalanie wysokości składki członkowskiej oraz terminów płatności;
14. uchwalanie Kodeksu Etyki Związku i jego zmian.

 §20.

Do kompetencji Prezesa Związku należy:

1. bieżące kierowanie działalnością Związku;
2. wykonywanie uchwał Walnego Zgromadzenia, Rady Nadzorczej i Zarządu;
3. podejmowanie decyzji w sprawie podjęcia działalności gospodarczej;
4. powoływanie i rozwiązywanie komisji, zespołów i innych organów kolegialnych, zatwierdzanie regulaminów ich działania oraz nadzorowanie ich działalności;
5. usunięty

 §21.

Do zaciągania zobowiązań majątkowych, reprezentowania Związku na zewnątrz oraz składania oświadczeń woli w imieniu Związku upoważnieni są: Prezes Związku działający jednoosobowo lub dwaj Wiceprezesi Zarządu działający łącznie.

 

BIURO ZWIĄZKU

 §22.

Biuro Związku zapewnia sprawne funkcjonowanie Związku, w szczególności przepływ informacji pomiędzy Związkiem a członkami Związku oraz bazę techniczną i organizacyjną spotkań organów i członków Związku.


MAJĄTEK ZWIĄZKU

 §23.

Majątek Związku powstaje ze składek członkowskich, darowizn, spadków, zapisów, z własnej działalności oraz z dochodów z majątku Związku.

 

POSTANOWIENIA  KOŃCOWE

 §24.

1. Uchwała o rozwiązaniu Związku może być podjęta przez Walne Zgromadzenie zwykłą większością głosów, przy obecności co najmniej 2/3 przedstawicieli.
2. Uchwała w sprawie rozwiązania Związku winna określać sposób jego likwidacji oraz sposób przeznaczenia i podziału majątku Związku.
3. Uchwała o zmianie statutu Związku zapada zwykłą większością głosów w obecności połowy uprawnionych do głosowania na Walnym Zgromadzeniu.

 

Załącznik nr 1 do Statutu

 POSTĘPOWANIE POJEDNAWCZE

1. Członek Związku jest zobowiązany poinformować na piśmie Zarząd o każdym sporze między nim a innym Członkiem Związku (zwanymi dalej każdy z nich „Stroną” i łącznie „Stronami”), w miarę możności zanim spór zostanie skierowany na drogę postępowania sądowego lub arbitrażowego. Ponadto Strona lub Strony mogą skierować do Zarządu pisemny wniosek o rozpoczęcie postępowania pojednawczego w odniesieniu do zawisłego między nimi sporu, który jest już rozstrzygany w postępowaniu sądowym lub arbitrażowym. Postępowaniu pojednawczemu nie podlegają spory o zapłatę.
2. Pismo Członka Związku stanowi podstawę do zwołania Nadzwyczajnego Posiedzenia Zarządu, w czasie którego Zarząd wyznacza Rozjemcę, o czym informuje Strony, doręczając drugiej Stronie odpowiednio odpis otrzymanego zawiadomienia o sporze albo odpis wniosku o rozpoczęcie postępowania pojednawczego w odniesieniu do sporu, który jest już rozstrzygany w postępowaniu sądowym lub arbitrażowym.
3. W posiedzeniach, o którym mowa w pkt 2 i 4 nie uczestniczy Członek Zarządu, który reprezentuje w Związku Stronę.
4. Rozjemca ma obowiązek wyłączenia się ze sprawy, jeżeli łączy go z którąkolwiek ze Stron stosunek mogący rodzić wątpliwości, co do jego bezstronności. W przypadku utraty przez którąkolwiek ze Stron zaufania do Rozjemcy, Zarząd zwoła Nadzwyczajne Posiedzenie i wyznaczy kolejnego Rozjemcę.
5. Rozjemca uzgadnia ze Stronami termin posiedzenia.
6. Na wniosek Strony lub z własnej inicjatywy Rozjemca wyznacza kolejny termin posiedzenia udzielając Stronom terminu do rozważenia wniosków lub propozycji przedstawionych w trakcie posiedzenia lub w celu złożenia innych materiałów lub dokumentów lub wyjaśnień, mogących przyczynić się do osiągnięcia porozumienia przez Strony. W posiedzeniach mogą Stronom towarzyszyć eksperci, których sami wybiorą.
7. Zależnie od złożoności lub natury sporu, Zarząd może przydzielić Rozjemcy do pomocy jednego albo dwóch Rozjemców-konsultantów.
8. Rozjemca udziela Stronom pomocy, w sposób bezstronny i niezależny, w ich negocjacjach zmierzających do polubownego rozwiązania sporu. Rozjemca nie rozstrzyga sporu między Stronami, lecz ułatwia im osiągnięcie porozumienia i w miarę potrzeby proponuje jego warunki.
9. Rozjemca kontroluje przebieg postępowania pojednawczego kierując się zasadami słuszności, bezstronności i niezależności oraz biorąc pod uwagę wnioski Stron.
10. Osoby trzecie mogą uczestniczyć w postępowaniu pojednawczym jedynie za zgodą Stron i Rozjemcy.
11. Po zbadaniu materiałów i dokumentów oraz po zapoznaniu się ze stanowiskiem Stron Rozjemca proponuje warunki porozumienia, odnośnie do którego Strony winny się wypowiedzieć w wyznaczonym przez Rozjemcę terminie. Brak odpowiedzi Stron we wskazanym terminie oznacza, że postępowanie pojednawcze zostało zakończone.
12. Jeśli dochodzi do pojednania, Strony zawierają pisemne porozumienie, które stanowi ugodę w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Porozumienie jest podpisywane przez należycie umocowanych przedstawicieli Stron.
13. Fakt przeprowadzenia postępowania pojednawczego i jego przebieg ma charakter poufny. Informacje przekazane Rozjemcy przez Strony lub inne osoby podczas postępowania pojednawczego nie mogą być przez niego ujawniane.
14. Rozjemca nie powinien być powoływany na świadka w postępowaniu sądowym, arbitrażowym lub jakimkolwiek innym, na okoliczność faktów i twierdzeń ujawnionych w trakcie postępowania pojednawczego.
15. Strony, Zarząd oraz inne osoby uczestniczące w postępowaniu pojednawczym są zobowiązane do przestrzegania poufności procedury pojednawczej i nie mogą wykorzystywać ani przedstawiać w charakterze dowodów w postępowaniu sądowym, arbitrażowym lub jakimkolwiek innym, żadnych ustaleń i przyjętych uzgodnień lub dokumentów powstałych w trakcie i w wyniku postępowania pojednawczego.
16. Konieczność poniesienia kosztów, ich wysokość lub podział kosztów każdorazowo ustalają Strony. Koszty dotyczące udziału Rozjemcy w postępowaniu pojednawczym ponosi Związek.
17. Rozjemca poinformuje Zarząd o stadiach danego postępowania pojednawczego, wskazując czy spór został rozstrzygnięty, czy też toczy się nadal albo czy postępowanie pojednawcze zakończyło się, ale nie doprowadziło do rozstrzygnięcia sporu. Rozjemca powinien przedstawić powyższą informację każdorazowo przed posiedzeniem Zarządu.